ניהול רישומי נוכחות עובדים (דוח נוכחות) – סקירה מקצועית
על המעביד חלה חובה לנהל את רישום הנוכחות של העובדים במקום העבודה. בסקירה זו נבקש להבהיר את מאפייניה של חובה זו, מכוח החקיקה הישראלית והפסיקה, לבחון את הדרכים לביצועה ולעמוד על משמעויות אי קיומה.
דרכי רישום ותיעוד הנוכחות:
סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, התשי"א-1951, קובע כי מעביד חייב לנהל פנקס בדבר שעות העבודה, שעות מנוחה שבועית, שעות נוספות, גמול שעות נוספות וגמול עבודה במנוחה השבועית. עוד נקבע בחוק, כי הרישום בפנקס שעות העבודה לעניין שעות עבודה, שעות מנוחה שבועית ושעות נוספות, ייערך באופן שוטף ויכלול רישום שעות עבודה בפועל. אם הרישום בפנקס לא מבוצע באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, הרישום ייחתם מדי יום בידי העובד ויאושר בחתימת אחראי שהמעביד מינה לכך. זאת, כל עוד לא נקבעה ע"י השר ובהתאם לחוק דרך אחרת לביצוע הרישום. כלומר, החוק לא קבע חובה לבצע את הרישום בדרך דיגיטלית או באמצעות שעוני נוכחות דווקא. אמנם, החתמת כרטיס נוכחות היא אמצעי בדיקה של זמן עבודה מדויק יותר המקלה את הפיקוח לעומת דיווח ידני שמוגש פעם בחודש, אך המעביד יכול לבחור בדרך פיקוח אחרת הנוחה לו ובלבד שיקיים את חובת הפיקוח עפ"י הדין, כלומר שהרישום יבוצע באופן שוטף, ייחתם מדי יום בידי העובד, ויאושר בחתימת המעביד או אחראי מטעמו. כמו כן על מעביד לדאוג שיהיה ברשותו פנקס שכר מסודר, המכיל את הרישום של שעות העבודה של העובדים בכל חודש שעובר, החל מתחילת עבודתם, או עד 7 שנים אחורה.
רישום נוכחות ידני ע"י העובדים:
חשוב להדגיש כי רישום ותיעוד נוכחות העובדים היא חובה של המעביד דווקא. לכן, עולה השאלה, האם מותר למעביד לתת לעובדים לבצע את הרישום. בפסיקה אזורית הורשע בעל פיצוחיה בעבירה של אי ניהול פנקס עבודה, כאשר נסיבות המקרה היו כי רישום שעות העבודה נעשה ע"י העובדים בלבד, ובסוף החודש המעביד, לטענתו, עבר עם העובדים על הרישום. כמו כן לא היה בידי המעביד רישום של שעות העבודה שעבדו העובדים בחודשים קודמים. בית הדין קבע כי החובה בחוק שעניינה ניהול פנקס שעות עבודה היא חובה המוטלת על המעביד עצמו, והטענה כי אין לייחס למעביד עבירה שעניינה אי ניהול פנקס שעות עבודה בנימוק כי רישום השעות ניתן לעובדים, אין בה ממש, משאין המעביד רשאי להתנער מחובתו שלו, לנהל את רישום שעות העבודה של העובדים ולהעביר חובה זו לידם. לא ברור מפסיקה זו, שאינה מנומקת כמעט, האם המעביד באותו מקרה נמצא אשם בשל עצם העברת חובת הרישום לעובדים, או בשל כך שהרישום נעשה ע"י העובדים ללא כל מעורבות מצידו ובעיקר ללא תיעוד שנשמר אצלו ויוצר את "פנקס השעות" הנדרש. בשל פסיקה זו אנו ממליצים למעבידים, אשר מעוניינים שרישום השעות יבוצע ע"י העובדים, להקפיד למלא את דרישות החוק, כלומר להנחות את העובדים לרישום שוטף, מדי יום, שיאושר בחתימתם, וכן להעמיד אחראי מטעם המעביד שיאשר מדי יום את רישום זה. בנוסף, חשוב ביותר כי המעבידים ישמרו את מסמכי רישום השעות וידאגו כי ברשותם פנקס שעות מסודר ומתועד כנדרש.
בהערת אגב נציין כי לדעתנו, רישום ידני שנעשה במחשב באמצעות העובד או המעביד (ולא באמצעות "שעון") אינו נחשב רישום באמצעי מכני דיגיטלי או אלקטרוני, ולכן דינו כדין רישום ידני שנעשה בעט.
זכותו של המעביד להחליט על דרך רישום הנוכחות:
הלכה פסוקה היא כי זכותו של המעביד לנהל את עסקו ולהורות לעובד על דרכי רישום הנוכחות, וכן זכותו של המעביד לשנות את דרך דיווח הנוכחות, ולהחליט, למשל, על מעבר מרישום ידני לרישום באמצעות שעון נוכחות. בפסיקה נקבע כי עובד חייב לציית להוראת מעבידו בדבר דרך הדיווח על שעות העבודה, ומן הפסיקה ניתן ללמוד כי הפסקת התשלום על דיווח שלא נרשם לפי דרישת המעביד, כאשר היא ברורה ונשנית, הינה סנקציה לגיטימית של המעביד (ע"ב 1786/09 ד"ר ג'דעון זיינה נ' מועצה מקומית עילבון, ניתן ביום 23/11/2009 בבית הדין האזורי לעבודה בנצרת). חשוב לומר, כי על פי ההלכה הפסוקה הפררוגטיבה של המעביד לנהל את עיסקו כרצונו, קיימת כל עוד אין פוגעים בחוק או בזכות יסוד מוגנת של העובד, וכמובן בכפוף למגבלות, המסייגות את סמכויות המעביד מכוח החוק, הסכם קיבוצי או חוזה אינדיבידואלי. זכות זו, מן הראוי שתעמוד "במבחן הסבירות", היא אינה זכות מוחלטת של המעביד, ועליה להתאזן לעומת זכויותיהם של העובדים, בין השאר, בהתחשב בכבוד האדם שלהם ובזכותם לחופש העיסוק. לכן, כל עוד אופן רישום השעות שדורש המעביד הוא סביר, העובד חייב לציית לו.
תוצאות אי ניהול פנקס שעות עבודה:
מעביד שאינו מנהל פנקס שעות עלול לעמוד לדין פלילי, שכן סעיף 26 לחוק שעות עבודה ומנוחה קובע ענישה פלילית, קנס או מאסר, על מעביד העובר על הוראות החוק. כמו כן החוק להגברת האכיפה בדיני העבודה קובע עיצום כספי על אי ניהול פנקס שעות עבודה.
לאי ניהול פנקס שעות יכולה להיות גם השלכה משפטית במצב שבו המעביד נתבע ע"י העובד בכל הקשור לשעות עבודתו, כגון בנוגע לשעות נוספות ומנוחה שבועית. המעסיק הוא שמחויב, מכוח דין, לערוך רישום מפורט ומדויק של שעות העבודה המבוצעות על ידי עובדיו. לכן, הפסיקה קבעה כי הפרת מחויבות המעסיק, ואי הצגת פנקס שעות עבודה מסודר על ידו, מובילה להגמשת נטל הראיה המוטל על העובד בכל הנוגע להוכחת היקפן המדויק של השעות הנוספות שביצע, או בנוגע לעבודה במנוחה שבועית, ובמקרים המתאימים גם להעברת הנטל למעסיק בקשר לכך (ע"ע 212/06 ימית א. ביטחון (1988) בע"מ נ' אלי אפרים, מיום 12.11.08; ע"ע 459/07 דוד יפה נ' ארי יוסי אבטחה ושירותים בע"מ, מיום 8.12.09; ע"ע 402/07 ניצנים חברה לאבטחה וניהול פרויקטים בע"מ נ' יאיר חודאדי, מיום 19.1.10; ע"ע 184/09 פיודור קרבצ'נקו נ' חברת השמירה בע"מ, מיום 18.12.11.
המידע האמור אינו מהווה ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי מצדה של חברת חשב מערכות מידע (2012) בע"מ
מסמכים מקושרים
