תקנות הגנת השכר (דרכים מיוחדות למסירת תלושי שכר), התשע"ז-2017
תיקון חקיקה: דרכים אלקטרוניות למסירת תלוש שכר
מאת עו"ד אפרת מרקוס
עד ליולי 2017 מסירת תלוש השכר לעובדים הייתה חייבת להתבצע באופן פיזי של תלוש מודפס.
ביום 26.6.2017 פורסמו ברשומות – ספר התקנות 7841, תקנות הגנת השכר (דרכים מיוחדות למסירת תלושי שכר), התשע"ז-2017, שמאפשרות לראשונה מסירת תלושי השכר לעובדים שלא באמצעות מסירה פיזית של תלוש מודפס, אלא באחד משלושה אמצעים אלקטרונים.
אלו שלושת הדרכים שבהם מעסיק רשאי למסור לעובד את תלושי השכר שלא באמצעות מסירה פיזית של תלוש מודפס:
(1) שליחת התלוש במייל לכתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק- מדובר בכתובת דואר אלקטרוני שיוחדה לעובד במערכת הדואר האלקטרוני מטעם המעסיק, ונמצאת בשימושו הבלעדי של העובד. על המעסיק למסור לעובד פרטים על זהות מפעיל מערכת הדואר האלקטרוני, אם המערכת אינה מופעלת על ידו.
מערכת הדואר אלקטרוני שבאמצעותה ישלח המייל צריכה להיות מערכת המשמשת להעברת מסרים אלקטרוניים, שמתקיימים בה כל אלה:
(1) היא מספקת לשולח אישור על הגעה או אי-הגעה של כל מסר אלקטרוני ששלח אל כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען במערכת.
(2) היא מאפשרת גישה למידע הנשמר בה לבעל כתובת הדואר האלקטרוני בלבד לאחר שהוא זוהה באופן אישי, תוך שימוש באמצעי זיהוי המזהים אותו ומאמתים את הרשאתו לגשת למידע, ומתעדת גישה כאמור.
(3) היא נוקטת, באורח סדיר, אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה אליה ומפני שיבוש בעבודתה, העלולים להביא לגישה לא מורשית אל המידע, ומתעדת אירועים העשויים להצביע על חדירה או שיבוש כאמור.
(2) באמצעות אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק שאליו יכול העובד להיכנס עם סיסמה אישית ראשונית שמסר לו המעסיק, ושבו יוכל לצפות בתלוש השכר. על המעסיק למסור לעובד פרטים על זהות מפעיל אתר האינטרנט המאובטח, אם האתר אינו מופעל על ידו.
"אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק" הוא אתר אינטרנט המשמש את המעסיק שמתקיימים בו שני אלה:
(1) הוא מאפשר גישה למידע השמור בו לעובד לאחר שהעובד זוהה באופן אישי, תוך שימוש באמצעי זיהוי המזהים אותו ומאמתים את הרשאתו לגשת למידע, ומתעד גישה כאמור.
(2) הוא נוקט, באורח סדיר, אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה אליו ומפני שיבוש בעבודתו, העלולים להביא לגישה לא מורשית אל המידע, ומתעד אירועים העשויים להצביע על חדירה או שיבוש כאמור.
(3) שליחת התלוש במייל לכתובת דואר אלקטרוני פרטית של העובד- מדובר בכתובת דואר אלקטרוני המשמשת את העובד, שאינה כתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק. במקרה זה, העובד ימסור למעסיק את כתובת הדואר האלקטרוני הפרטית, ורשאי הוא להודיע למעסיק על החלפתה בכל עת, ובלבד שהעובד חתם מחדש על טופס ההסכמה שבתוספת.
כאשר העובד מסכים לחלופה זו של מסירה לכתובת הדואר האלקטרוני הפרטית שלו, המשמעות היא שהוא מחוייב להודיע למעסיק בכתב, ובכלל זה באמצעות הודעת דואר אלקטרוני, בסמוך לאחר קבלת התלוש ולא יאוחר מ-5 ימים מהיום הקובע, על הגעה של תלוש השכר לידיו.
במקרה של בחירה בחלופה זו, העובד צריך לחתום גם על ההצהרה שבחלק ב' לטופס ההסכמה שבתוספת (ולא רק על חלק א' כמו בשתי החלופות האחרות). בחלק זה העובד הוא מצהיר בין היתר כי כתובת הדואר האלקטרוני הפרטית אכן משמשת אותו, מתחייבלהודיעבכתבלמעסיקעל קבלהשלתלושהשכרבתוךחמישהימיםמהיוםהקובע, מאשר שהוא מודע לכך שהמערכת האלקטרונית אינה בשליטת המעסיק, וכו'.
האם עובד רשאי להתחרט ולהחליט שהוא מעוניין במסירה פיזית לאחר שכבר הסכים למסירה אלקטרונית?
התקנות קובעות כי עובד רשאי, בכל עת, לחזור בו בכתב ובכלל זה באמצעות הודעת דואר אלקטרוני מהסכמתו למסירת תלוש השכר באחת משלושת הדרכים שנקבעו בתקנות, והמעסיק יפעל לפי הודעתו החל בחודש שלאחר החודש שבו הודיע העובד שהוא חוזר בו.
תנאים לקיום מסירת תלוש בצורה אלקטרונית:
1. המסירה האלקטרונית תתבצע באחת משלושת הדרכים שצויינו בתקנות והוסברו לעיל.
2. התלוש חייב להיות ניתן להדפסה ע"י העובד.
3. העובד הסכים בכתב למסירה אלקטרונית באמצעות חתימה על ההצהרה המפורטת בחלק א' לטופס שבתוספת. במקרה של בחירה בחלופה של שליחת התלוש לתיבת דוא"ל פרטית של העובד, עליו לחתום גם על חלק ב' לטופס שבתוספת.
4. המסירה תיעשה לא יאוחר מהיום הקובע.
5. אם המעסיק לא קיבל מעסיק הודעה באמצעות מערכת הדואר האלקטרונית, חיווי מאתר האינטרנט המאובטח מטעם המעסיק, או בכתב מהעובד, על הגעה של תלוש השכר לידי העובד, בתוך 5 ימים מהיום הקובע, עליו למסור לעובד את תלוש השכר מודפס במסירה חוזרת בתוך חמישה ימים נוספים, ולא יאוחר מעשרה ימים לאחר היום הקובע.
6. העברת המידע מהמעסיק לעובד לפי החלופות שבתקנות תיעשה תוך שימוש באמצעים סבירים שיבטיחו כי הגישה לתלוש השכר והצפייה במידע שבו תהיה לעובד בלבד, או בהרשאתו, ולכל הפחות תוך שימוש בהצפנה של המידע.
7. המעסיק ינקוט טכנולוגיה שמונעת שינויים בתלוש השכר הנמסר בדרכים הקבועות בתקנות אלה.
8. מעסיק שמסר לעובד את תלוש השכר באחת משלושת החלופות האלקטרוניות שהותרו, יאפשר לעובדו את קבלת תלוש השכר מודפס לתקופה שלא תפחת משבע שנים מהמועד הקובע למסירת התלוש לפי החוק. כלומר, אם העובד מבקש מהמעסיק בצורה מודפסת את התלושים, שנמסרו לו בזמנם בצורה אלקטרונית, על המעסיק להיענות ולתת לו אותם מודפסים לתקופה של שבע שנים אחורה.
9. בנוסף לכך, מעסיק שמסר תלוש שכר באמצעות אתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק, יאפשר גישה לתלוש השכר באמצעות האתר לתקופה שלא תפחת מ-12 חודשים מהמועד הקבוע למסירת התלוש לפי החוק.
המידע האמור אינו מהווה ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי מצדה של חברת חשב מערכות מידע (2012) בע"מ
מסמכים מקושרים
