רשימת מסמכים תיעודיים שמעסיק חייב לנהל אצלו מכוח חוקי העבודה בישראל

רשימת מסמכים תיעודיים שמעסיק חייב לנהל אצלו מכוח חוקי העבודה בישראל
  1. פנקס חופשה: מכוח חוק חופשה שנתית

סע' 26 לחוק חופשה שנתית  מטיל על המעסיק חובה לנהל פנקס חופשה לעובדיו, ובפסיקה נקבע כי במקרה של מחלוקת, נטל ההוכחה בדבר יתרת החופשה מוטל על המעסיק: "מחובתו של המעביד לדעת כמה ימי חופשה הוא חייב לעובדו, וכמה נתן למעשה, ולנהל פנקס חופשה ולרשום בו את הפרטים הדרושים" (דב"ע לא/3-22 צ'יק ליפוט נ' חיים קסטנר, פד"ע ג' 215).

לפי תקנות חופשה שנתית (פנקס חופשה), התשי"ז-1957, הפרטים שחייבים להיות רשומים בפנקס החופשה לגבי כל עובד הזכאי לחופשה שנתית או לפדיון חופשה הינם: שם העובד, שם האב ושם המשפחה, מספר הזהות, תאריך התחלת העבודה, מועד החופשה שניתנה, דמי החופשה ששולמו ותאריך התשלום, התאריך בו חדל העובד לעבוד, פדיון החופשה ששולם ותאריך התשלום.

על פנקס החופשה להיות מוחזק במקום בו מועבדים העובדים שלגביהם יש לרשום את הפרטים המצויינים לעיל.

דוגמא לפנקס חופשה- לחץ כאן

 

  1. פנקס לרישום נערים עובדים: מכוח חוק עבודת הנוער

סעיף 31 לחוק עבודת הנוער, תשי"ג-1953, קובע כי מעביד חייב לנהל פנקס שבו יירשמו ביחס לכל נער המועבד על ידיו, הפרטים שייקבעו בתקנות. נער הוא מי שעדיין לא מלאו לו 18 שנה.

יש לשים לב כי אין מדובר על פנקס עבודה המצויין בסעיף 28 לחוק, שהנער העובד מוציא מלשכת התעסוקה, אלא בפנקס רישום המרכז את פרטי הנערים המועסקים במקום העבודה.

תקנות עבודת הנוער (פנקס לרישום נערים), תשי"ח-1958, קובעות מהם הפרטים שחייבים לרשמם בפנקס לרישום נערים עובדים:

(1)        השם, שם האב ושם המשפחה;

(2)        אם לנער תעודת זהות – את מספר הזהות;

(3)        מספר פנקס העבודה של הנער; יש לציין כי החל מיולי 2014 הוציא משרד הכלכלה (התמ"ת) הודעה כי לא יאכוף את חובת הוצאת פנקס עבודה.

(4)        תאריך הלידה של הנער;

(5)        מענו של הנער;

(6)        תאריך התחלת העבודה;

(7)        פירוט מדויק של מסגרת יום העבודה ושל שבוע העבודה וכן רישום נוכחות סדיר הכולל שעות עבודה בפועל והפסקות; רישום כאמור שלא באמצעים דיגיטאליים או אלקטרוניים, יהיה חתום מדי יום בידי הנער ומאושר בחתימת אחראי שמינה לכך המעביד;

(8)        מועדי חופשה שנתית וימי מחלה;

(9)        התאריך בו חדל הנער לעבוד.

 

ס' 2 לתקנות קובע כי מעסיק שחייב לנהל פנקס, והמנהל כרטיסיה או רישום סדיר אחר שאושרו על ידי מפקח עבודה ושבהם הפרטים הנדרשים לעיל, פטור מניהול פנקס רישום נערים עובדים בנפרד.

ס' 3 לתקנות קובע כי הפנקס יוחזק במקום בו מועסקים הנערים.

 

 

  1. פנקס שעות עבודה (דו"ח נוכחות): מכוח חוק שעות עבודה ומנוחה

סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, התשי"א-1951, קובע כי מעביד חייב לנהל פנקס בדבר שעות העבודה, שעות מנוחה שבועית, שעות נוספות, גמול שעות נוספות וגמול עבודה במנוחה השבועית.

תקנה 5 לתקנות שעות עבודה ומנוחה, תשט"ו – 1955, שעניינה הרישום בפנקס, קובעת כי במקום עבודה המשמש לעסק או משלח יד או לשירות ציבורי, על המעסיק לרשום בפנקס את הפרטים האלה:

(1) שמו הפרטי, שם אביו ושם משפחתו אצל המעביד;

(2) מספר תעודת זהותו;

(3) מענו;

(4) תאריך התחלת עבודתו אצל המעביד;

(5) שעות עבודתו;

(6) שעות מנוחה שבועית;

(7) שעות נוספות;

(8) גמול שעות נוספות;

(9) גמול עבודה במנוחה שבועית;

(10) סיום עבודתו אצל המעביד.

התקנות קובעות כי מעביד המנהל כרטיסיה או רישום סדיר אחר, שאושר על ידי מפקח העבודה האזורי ושבהם רשומים הפרטים הנ"ל, פטור מרישום בפנקס.

עוד קובעות התקנות כי המעביד יחזיק את הפנקס, או את הכרטיסיה ואת הרישום הסדיר האחר שאושרו, במקום בו מועבד העובד.

בנוסף, חוק שעות עבודה ומנוחה קובע, כי הרישום בפנקס שעות העבודה לעניין שעות עבודה, שעות מנוחה שבועית ושעות נוספות, ייערך באופן שוטף ויכלול רישום שעות עבודה בפועל. אם הרישום בפנקס לא מבוצע באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, הרישום ייחתם מדי יום בידי העובד ויאושר בחתימת אחראי שהמעביד מינה לכך. זאת, כל עוד לא נקבעה ע"י השר ובהתאם לחוק דרך אחרת לביצוע הרישום. כלומר, החוק לא קבע חובה לבצע את הרישום בדרך דיגיטלית או באמצעות שעוני נוכחות דווקא. אמנם, החתמת כרטיס נוכחות היא אמצעי בדיקה של זמן עבודה מדויק יותר המקלה את הפיקוח לעומת דיווח ידני שמוגש פעם בחודש, אך המעביד יכול לבחור בדרך פיקוח אחרת הנוחה לו ובלבד שיקיים את חובת הפיקוח עפ"י הדין, כלומר שהרישום יבוצע באופן שוטף, ייחתם מדי יום בידי העובד, ויאושר בחתימת המעביד או אחראי מטעמו.

הפסיקה קבעה כי הפרת מחויבות המעסיק, ואי הצגת פנקס שעות עבודה מסודר על ידו בהליך שמתנהל, מובילה להגמשת נטל הראיה המוטל על העובד בכל הנוגע להוכחת היקפן המדויק של השעות הנוספות שביצע, ובמקרים המתאימים גם להעברת הנטל למעסיק בקשר לכך.

 

  1. פנקס שכר ותלוש שכר: שניהם מכוח חוק הגנת השכר

חוק הגנת השכר,התשי"ח- 1958, קובע בסעיף 24 כי מעביד חייב לנהל פנקס שכר ולמסור לכל עובד, בכתב, תלוש שכר. החוק מגדיר, כי "פנקס שכר" הוא פנקס בדבר שכר העבודה המגיע לעובדים ופרטי השכר ששולם להם. "תלוש שכר" הוא רישום נתונים מתוך פנקס השכר, המפרט את פרטי השכר ששולם לעובד.

פרטי השכר שצריכים להיות מפורטים בפנקס השכר ובתלוש השכר מנויים בתוספת לחוק הגנת השכר, וכוללים:

1.    פרטים לגבי העובד והמעביד –

             (א)  שם משפחה ושם פרטי של העובד ומספר הזיהוי שלו;

             (ב)  שם המעביד, מספר הזיהוי שלו או מספר התאגיד, ומען מקום העבודה או עסקו של המעביד.

2.         (א)  תאריך תחילת ההעסקה.

            (ב)  ותק מצטבר אצל המעביד או במקום העבודה, לפי הגבוה.

3.    לגבי עובד במשכורת – היקף המשרה; לגבי עובד בשכר – הבסיס שלפיו משולם השכר; לגבי עובד ששכר עבודתו נקבע לפי דירוג, מכוח הסכם קיבוצי או לפיו – גם דירוג העובד ודרגתו.

4.    תקופת התשלום –

            (1)   התקופה הקלנדרית שבעדה שולם השכר;

            (2)   מספר ימי העבודה ושעות העבודה במקום העבודה בתקופה שבעדה שולם השכר;

            (3)   מספר ימי העבודה שבהם עבד העובד בפועל בתקופה שבעדה שולם השכר;

            (4)   מספר שעות העבודה בפועל של העובד בתקופה שבעדה שולם השכר; אם העובד נמנה עם עובדים כאמור בסעיף 30(א)(6) לחוק שעות עבודה ומנוחה, התשי"א-1951 (עובדים שתנאי עבודתם אינם מאפשרים למעביד כל פיקוח על שעות עבודתם) יש לציין זאת במפורש;

            (5)   מספר ימי החופשה שניתנו בתקופת התשלום ויתרת ימי החופשה;

            (6)   מספר ימי המחלה שנוצלו בתקופת התשלום ויתרת תקופת המחלה הצבורה; אם העובד מבוטח על ידי מעבידו בביטוח דמי מחלה לפי סעיף 8 לחוק דמי מחלה, התשל"ו-1976, אין חובה לציין את יתרת תקופת המחלה הצבורה.

5.    השכר ששולם לעובד –

            (1)   ערך השכר המשולם לעובד בעד שעת עבודה רגילה;

            (2)   השכר הרגיל;

            (3)   תשלומים אחרים, נוסף על השכר הרגיל, לרבות גמול שעות נוספות ומנוחה שבועית, פריון עבודה, דמי הבראה, דמי חופשה, דמי מחלה, תשלום על חשבון תגמול למשרת במילואים ויתרת תגמול כאמור, וכיוצא באלה; יש לפרט לגבי תשלומים כאמור בפסקה זו את סוג התשלום, את מספר היחידות שבעבורן שולם – אם הוא משולם לפי יחידות, ואת סכום התשלום;

            (4)   סך כל השכר והתשלומים האחרים החייבים במס הכנסה, וכן הסכום המצטבר שלהם בשנת המס;

            (5)   סך כל השכר והתשלומים האחרים החייבים בדמי ביטוח לאומי, וכן הסכום המצטבר שלהם בשנת המס;

            (6)   סך כל השכר והתשלומים האחרים המובאים בחשבון לעניין זכויות פנסיוניות או זכויות סוציאליות אחרות, שיפורט לפי סוג הזכויות שלגביהן הוא מובא בחשבון;

אם שולם תשלום מהתשלומים המפורטים בפרט זה בעד תקופה שאינה התקופה הקלנדרית שבעדה שולם השכר, יש לציין לגבי אותו תשלום את התקופה שבעדה שולם.

6.    הניכויים –

            (1)   ניכוי מס הכנסה;

            (2)   ניכוי דמי ביטוח לאומי;

            (3)   ניכוי דמי ביטוח בריאות;

            (4)   ניכוי לקופת גמל, שיפורט לפי הקופה שאליה הניכוי מיועד וסכומו;

            (5)   כל ניכוי אחר, שיפורט לפי סוג הניכוי וסכומו;

            (6)   סך כל הניכויים.

7.    תשלומי המעביד בעבור תנאים סוציאליים לעובד, שאינם משולמים ישירות לעובד ואינם מנוכים לשכר העובד, לרבות הפרשות המעביד לקופת גמל.

8.    פרטי הפירעון –

            (1)   הסכום הכולל (ברוטו) המגיע לעובד במועד התשלום;

            (2)   הסכום בפועל (נטו) לתשלום;

            (3)   דרך תשלום השכר; לעניין שכר המשולם שלא במישרין, בהתאם להוראות סעיף 6 לחוק הגנת השכר, יש לציין את הגורם שבאמצעותו משולם השכר, ואם התשלום נעשה באמצעות חשבון בנק, לרבות חברת הדואר – מספר החשבון ופרטי הבנק.

9.    שכר מינימום לחודש ושכר מינימום לשעה, לפי חוק שכר מינימום, התשמ"ז-1987, המעודכנים לתקופת התשלום; ואולם לגבי עובד שטרם מלאו לו 18 שנים יש לציין בתלוש השכר את שכר המינימום כאמור שנקבע לפי סעיף 16 לחוק האמור, בהתאם לגילו של העובד.

 

  1. מסמכים שמעסיק של עובדים זרים חייב להחזיק: מכוח חוק עובדים זרים

סעיף 1ו' לחוק עובדים זרים, תשנ"א- 1991, קובע כי מי שמעביד עובד זר יחזיק במקום העבודה שבו מועסק העובד הזר עותק של חוזה העבודה עם העובד הזר ותרגום נכון שלו בשפה העברית, וכן מסמכים נוספים שקבע השר בהסכמת שר הפנים.

תקנות עובדים זרים (איסור העסקה שלא כדין והבטחת תנאים הוגנים) (מסמכים נוספים), תש"ס-2000, קובעות כי במקום העסקתו של עובד זר, המעסיק צריך להחזיק, נוסף על חוזה העבודה ותרגומו, גם את פוליסת הביטוח הרפואי שהסדיר לו המעביד לפי סעיף 1ד לחוק, את רישום מען מגוריו של העובד הזר וכן את פנקס השכר כאמור בסעיף 24 לחוק הגנת השכר, תשי"ח-1958, ופנקס שעות עבודה כאמור בסעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, תשי"א-1951, המתייחסים לשלושה חודשי העסקה שוטפים של כל עובד זר שהמעביד מעסיק, והכל במידה שהוראות סעיפי החוק האמורים חלים על המעביד; שני הפנקסים האמורים יכול שיוחזקו בידי המעביד גם באמצעות מדיה מגנטית. סעיף 2 לתקנות קובע כי חובת החזקת פנקס שכר ופנקס שעות עבודה ומנוחה לא יחולו על מעביד שהוא יחיד המעסיק עובד בסיעוד.


המידע האמור אינו מהווה ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי מצדה של חברת חשב מערכות מידע (2012) בע"מ

X
X

מסמכים מקושרים

טבלה מסכמת צבירת זכויות בתקופות של אי עבודה קרא עוד ...
תשלום שכר לעובדים בעבור "יום כיף" קרא עוד ...
אורך ימי החופשה השנתית במגזר העסקי (תעשיה, מלאכה ועוד) קרא עוד ...
טבלת אורך החופשה השנתית בהתאם לחוק חופשה שנתית קרא עוד ...

מי שצפה במסמך התעניין גם

המידע המופיע באתר איננו מהווה מידע משפטי ואינו מתייחס למקרים קונקרטיים אלא מידע כללי בלבד השימוש במידע הוא על דעת המשתמש בלבד ואנו מהווה תחליף לייעוץ משפטי ספציפי

כל הזכויות שמורות לחשב מערכות מידע (2012) בע”מ © אין להעתיק / להעביר / לשכפל תוכן מאתר זה ללא אישור בכתב מחברת "חשב"

Powered by: Power Marketing

Designed by: DigitalST